Privacybeleid Stichting Scouting HJB Wateregge Almelo – versie mei 2018
Stichting Scouting HJB Wateregge verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting HJB Wateregge via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting HJB Wateregge hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting HJB Wateregge mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratie via email. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopend contributieformulier in. Deze contributieformulieren worden conform de regelgeving fysiek bewaard door de penningmeester. De penningmeester van de Wateregge heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak plus groepsbegeleider en worden beheerd en bewaard door een taakhouder binnen elk leidingteam.
Online media
Scouting HJB Wateregge maakt gebruik van een eigen website hjbwateregge.nl, Twitter, Facebook, Instagram, Flickr, LinkedIn en Youtube.
Beeldmateriaal
Scouting HJB Wateregge maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting HJB Wateregge en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.
Communicatie
Het privacybeleid van Stichting Scouting HJB Wateregge is terug te vinden via www.hjbwateregge.nl en op te vragen via het secretariaat op info@hjbwateregge.nl. Ook bij inschrijving van een nieuw lid zal deze uitgereikt worden.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting HJB Wateregge binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@hjbwateregge.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
